Dashboard Piutang · Qions HQ

Memuat data...

Menu lainnya

📘 Panduan Qions HQ

Cara pakai dashboard, tab, dan tombol utama.

🚀 Getting Started

Qions HQ = dashboard operasional Sales & AR (piutang). Data syncronize otomatis dari Accurate (faktur, piutang, pembayaran) dan SalesMania (kunjungan sales).

Top tab (Piutang / Penjualan / Ekspedisi / Pengaturan) di atas — pilih area kerja.
Sub-tab muncul di bawah top tab, sesuai area.
Filter Global Cabang & SPV persisten antar tab — set sekali, semua tab ikut.
Data refresh otomatis tiap jam dari Accurate; pull SalesMania tiap 30 menit.
Klik tombol Bantuan di pojok kanan atas kapan saja untuk buka panduan ini.

💰 Piutang

Total AR per cabang, aging, trend DSO. 3 sub-tab:

Dashboard

Total Piutang, Jumlah Toko, Toko Bermasalah, Total Bermasalah.
Distribusi aging (Aman <30h / Monitoring 30-59h / Penyelesaian 60-74h / Bermasalah ≥75h).
Grafik DSO per minggu + tabel breakdown (pilih cabang → per-sales).

Detail

Tabel per toko dengan total sisa, jumlah faktur, kode toko, last visit, payment trend.
Click toko → modal detail (invoices, payment history, visit history).
Bisa filter per kolom (search + dropdown).

Follow-up

Lihat section terpisah "📋 Follow-up Inbox" di TOC kiri.

📋 Follow-up Inbox (UNIFIED)

Inbox per-customer. Satu row = satu toko dengan semua signal ditampilkan via badges.

Filter chips

Chip	Arti
⚠ Semua Signal	Default. Customer dengan ≥1 signal masalah.
📅 Janji Hari Ini	PTP (Promise to Pay) jatuh tempo hari ini.
⏰ PTP Lewat	PTP lewat tanpa pembayaran setelah tanggal itu (verified vs Accurate).
💸 Cicilan Missed	Cicilan komitmen missed ≥1× berturut.
⚠ Cicilan Partial	Cicilan partial ≥2× berturut.
📉 Trend Menurun	Rata-rata bayar 30h < 50% dari 31-90h sebelum.
⏹ Stop Bayar	Dulu bayar rutin (≥2× di 31-90h), sekarang 0 di 30h.
⬇ Kode Degraded	Kode toko A/B (2 minggu lalu) → E/F (sekarang).
🚶 Skip Kunjungan	Cadence overdue (lewat target interval kunjungan +3 hari).

Tombol aksi (kanan atas)

📸 Snapshot Kode — Capture kode toko hari ini ke history. Wajib min. 1× untuk deteksi degraded. Auto-jalan tiap Senin 02:00.
＋ Catat Cicilan — Tambah commitment cicilan baru per toko (search nama → set due_date + expected amount).
👀 Preview Escalate — Hitung berapa toko akan di-WA-kan ke SPV (tidak kirim).
📨 Kirim WA ke SPV — Kirim WA escalation ke SPV untuk PTP-lewat, cicilan-missed, trend menurun, skip kunjungan. Dedup harian.

Click row → Modal Detail

Per toko: outstanding, max aging, trend bayar, last visit + 3 tabel:

Invoice Outstanding — semua faktur belum lunas + PTP + tombol edit PTP.
Cicilan Commitments — schedule cicilan + status auto-reconcile vs payment Accurate ±3 hari.
Payment History — 20 transaksi pembayaran terakhir dari Accurate.

💡 Tip: Untuk fitur "Cicilan per Kunjungan" — sales catat komitmen toko (mis. "minggu ini 500rb"). Sistem otomatis cek pembayaran ±3 hari dari due_date, lalu beri status fulfilled / partial / missed.

🚶 Kunjungan Sales

Track kunjungan sales dari SalesMania. Detect skip dan cadence overdue.

Filter chips

Skip Hari Ini — toko yang status terbaru "Belum Visit" (proxy via SalesMania).
Cadence Overdue — toko lewat interval target kunjungan (default 7h, luar kota 14h, bulanan 30h).
Mendekati — interval target hampir tercapai.
Belum Pernah — customer tidak pernah dikunjungi.

Tombol aksi

⚙️ Auto-Detect Cadence — Hitung median interval kunjungan 90 hari terakhir per toko, set otomatis (7/14/30h). Override manual tidak ditimpa.
⚙️ Cadence (per row) — Override manual interval per toko (butuh role manager piutang/admin).
📨 Kirim WA ke SPV — Escalate skip + overdue toko kode A-D.

⚠ Catatan: "Hari ini wajib dikunjungi" belum tercermin akurat — SalesMania tidak expose endpoint daftar kunjungan harian terpisah. Lihat TODO di backlog.

📈 Penjualan

Overview penjualan + collection rate per cabang & salesman.

KPI: total penjualan, jumlah invoice, tagihan tertagih, collection rate.
Comparison vs same window 1 tahun lalu (YoY).
Top 20 salesman by penjualan + 15 top toko.
Filter date range, branch, SPV group.

🧾 Sales Order

List & manage SO dari Accurate, plus approval untuk SO yang perlu di-acc.

Filter: status (active/archived/all), accurate_status, acc_status, branch, sales, range tgl.
Bulk-Acc — Pilih beberapa SO via checkbox → acc sekaligus.
Auto-link — Match SO ke invoice via process history Accurate (~99% akurat).
Manual link invoice — Search & link invoice ke SO yang tidak ter-auto-link.

📦 Ekspedisi

Tracking pengiriman via 17Track + WA notif resi.

Per shipment: AWB, carrier, status terbaru, last update.
Auto-poll dari 17Track API.
Filter: only active (belum delivered) / semua.

🔍 Filter Global

Persist antar tab. Set sekali, semua tab ikut.

Cabang — Bandung / Cirebon / Sukabumi / Pamanukan / Tasik / Semua.
SPV Group — Filter ke tim sales tertentu.
Branch lock: user dengan role admin_piutang_cabang fix di cabang sendiri (icon 🔒).

🔢 Kode Toko (XX.X.XX)

Auto-classification kebiasaan bayar toko, refresh nightly. Berdasarkan 10 faktur terbaru.

Bagian	Arti
XX (depan)	Rata-rata payment per event (× 100rb). Mis. 50 = avg Rp 5jt/payment.
X (tengah)	Speed lunas: A=<14h, B=<35h, C=<45h, D=<60h, E=<90h, F=≥90h/pernah, N=belum pernah lunas.
XX (belakang)	Avg hari antar payment event.

Contoh: 25.A.05 = bayar avg Rp 2.5jt, lunas <14 hari, gap 5 hari antar payment.

Kode Degraded = code_p2 turun dari A/B (2 mgg lalu) ke E/F (sekarang) — sinyal strong toko mulai bermasalah.

⚙ Pengaturan

Admin-only kebanyakan. Sub-tab:

Pengguna — Tambah/edit/reset password user. Set role + cabang + SPV group.
Role — Atur tab mana saja yang visible per role.
Tim Sales — Handover toko antar sales (mis. saat sales resign).
WhatsApp Cabang — Setup Baileys session per cabang (QR scan, whitelist, log).
Riwayat Perubahan — Audit log semua perubahan data.
Ganti Password — Untuk semua role.

❓ FAQ / Tips

Q: Data dashboard kelihatan beda dengan Accurate?

A: Sync dari Accurate berjalan setiap jam (menit ke-5). Detail.do backfill nightly 03:15. Kalau perlu force-sync, ada tombol di Pengaturan → Audit (admin only).

Q: Kenapa salesman muncul di cabang yang salah?

A: Sudah ada anti-leak: semua view enforce salesman.home_branch = invoice.branch_id. Kalau masih muncul, kemungkinan accurate_employee.branch_id customer belum sync. Hubungi admin.

Q: WA escalation tidak kekirim?

A: Cek (1) Baileys session cabang itu connected (Pengaturan → WhatsApp); (2) SPV-nya sudah di-assign ke SPV group (Pengaturan → Pengguna → SPV Group); (3) SPV punya phone/whatsapp_no di Accurate Employee.

Q: Cicilan status selalu "missed" padahal sudah bayar?

A: Auto-reconcile pakai window ±3 hari dari due_date. Kalau bayar di luar window, tag manual: edit commitment → set Manual Status = "Fulfilled (bayar cash, belum disetor)". Setelah dia disetor & ke-record di Accurate, auto-reconcile akan ambil-alih.

Q: Cara tambah cicilan plan bulk dari excel?

A: Belum tersedia di UI. Sementara catat manual via tombol "＋ Catat Cicilan". Bulk import akan dibangun next iteration.

Q: Kode toko tidak update?

A: Materialized view refresh nightly. Kalau perlu manual: klik "📸 Snapshot Kode" — ini juga refresh kode_toko sebelum snapshot.

Q: Cara reset PTP yang salah input?

A: Di Follow-up Inbox → click row → click invoice di tabel Invoice Outstanding → tombol PTP → edit ptp_date/status/note → Simpan.

Periode cepat

Rentang tanggal

–

Total Piutang

seluruh outstanding

Jatuh Tempo

60-75 hari

Overdue

>75 hari

DSO

rata² umur

Aging Piutang (% dari total)

…

Grafik DSO per Cabang (per minggu)

…

Piutang per Cabang Per Sales · pilih cabang utk per-sales

	Total	Overdue	DSO	Aman	30-60	60-75	>75
			—
Tidak ada data
Memuat per-sales…
			—
Tidak ada data sales

Aman/30-60/60-75/>75 = % terhadap piutang sales itu sendiri.

· Kode · · Sales:

Outstanding

Aging Max

Trend Bayar

Last Visit

Invoice Outstanding ()

No	Tgl	Outstanding	Aging	PTP	Status

Cicilan Commitments () — klik row untuk edit · 🗑 di kanan untuk hapus

Due	Expected	Actual ±3h	Status	Catatan	×
			🔗 → tarik #	— klik untuk edit catatan —
Belum ada commitment.

📦 Rencana Tarik Barang () — klik row untuk edit · 🗑 untuk hapus

Plan Date	Estimasi	Aktual	Items / Catatan	Status	Aksi
		—	— klik untuk edit catatan —
Belum ada rencana tarik.

Payment History (20 terakhir)

Tgl Bayar	Receipt	Invoice	Amount

Belum ada pembayaran.

📜 Riwayat Aktivitas ()

Belum ada aktivitas tercatat.

Janji bayar customer-level, cicilan rutin per kunjungan, atau rencana tarik barang.

Tipe Janji (terkunci saat edit — tutup modal untuk catat tipe lain)

PTP akan diterapkan ke semua invoice outstanding toko ini.

Toko

✓

Tanggal Rencana Tarik Tanggal Janji Bayar

Expected Amount (Rp) Amount Janji (Rp, opsional) Estimasi Nilai Barang (Rp)

Kosongkan = janji bayar full outstanding.

Perkiraan total nilai barang yang akan ditarik. Bisa di-update setelah eksekusi dengan nilai aktual.

Items (apa saja yang ditarik)

Tolerance (%)

Bayar ≥ % expected = fulfilled.

Manual Status (opsional)

Status Follow-up

Metode Kontak (last)

Catatan

📦 Eksekusi Tarik Barang

Riwayat Eksekusi

🔍 NK Accurate terdeteksi ()

Tidak ada NK setelah catatan tarik dibuat. Bisa isi manual atau check ulang nanti.

Klik salah satu untuk auto-fill tanggal + nilai aktual.

Tanggal Tarik (event ini)

Nilai Barang Ditarik Event Ini (Rp)

Cuma nilai event ini — sistem akan akumulasi otomatis kalau partial.

Nomor NK (opsional)

Items ditarik (opsional)

Catatan

✓ Tandai sebagai SELESAI (status → executed). Kosongkan kalau masih ada sisa barang yang belum ditarik.

⚙️ Override Cadence

Interval kunjungan (hari)

Tandai sebagai luar kota

Alasan (opsional)

📋 Update Follow-up:

Toko:

Sisa:

Umur:

Sales:

PTP (Promise to Pay) Date

Method Kontak Terbaru (kalau kontak baru)

Status

Catatan

Acc SO:

Customer:

Total SO:

Tanggal:

Status Acc

Tag (opsional)

Nominal Acc (default = total SO)

Catatan

History SO:

Memuat…

Audit Trail

🔗 Link Invoice — SO:

Customer:

Total SO:

Tanggal:

Salesman:

Cari Invoice (by number)

hasil:

Tidak ada invoice match.

Resign Sales:

Workflow: centang beberapa toko → pilih sales tujuan → klik Assign. Bisa pecah beberapa group sales sekali resign.

Username	Nama	Role	Cabang	Pindahkan ke

📘 Panduan Qions HQ

🚀 Getting Started

💰 Piutang

Dashboard

Detail

Follow-up

📋 Follow-up Inbox (UNIFIED)

Filter chips

Tombol aksi (kanan atas)

Click row → Modal Detail

🚶 Kunjungan Sales

Filter chips

Tombol aksi

📈 Penjualan

🧾 Sales Order

📦 Ekspedisi

🔍 Filter Global

🔢 Kode Toko (XX.X.XX)

⚙ Pengaturan

❓ FAQ / Tips

Q: Data dashboard kelihatan beda dengan Accurate?

Q: Kenapa salesman muncul di cabang yang salah?

Q: WA escalation tidak kekirim?

Q: Cicilan status selalu "missed" padahal sudah bayar?

Q: Cara tambah cicilan plan bulk dari excel?

Q: Kode toko tidak update?

Q: Cara reset PTP yang salah input?

Invoice Outstanding ()

Cicilan Commitments () — klik row untuk edit · 🗑 di kanan untuk hapus

📦 Rencana Tarik Barang () — klik row untuk edit · 🗑 untuk hapus

Payment History (20 terakhir)

📜 Riwayat Aktivitas ()

📦 Eksekusi Tarik Barang

⚙️ Override Cadence

📋 Update Follow-up:

Acc SO:

History SO:

Linked Invoice

Audit Trail

🔗 Link Invoice — SO:

Resign Sales:

Reset Password

Update Nomor WhatsApp